【会议室管理制度】为规范公司内部会议室的使用流程，提高办公效率，确保会议资源合理分配和有效利用，特制定本《会议室管理制度》。该制度适用于公司所有员工在使用会议室时的行为规范与管理要求。
一、制度目的
1. 明确会议室的使用规则，避免资源浪费；
2. 提高会议效率，保障会议质量；
3. 规范预约流程，减少冲突与重复安排；
4. 维护会议室环境整洁，营造良好的会议氛围。
二、适用范围
本制度适用于公司内所有部门及员工，在使用会议室进行会议、培训、洽谈等各类活动时均需遵守本制度。
三、使用原则
| 原则 | 内容说明 |
| 合理使用 | 会议室应根据实际需求预约，不得长期占用或闲置 |
| 预约优先 | 使用前必须通过系统或指定方式提前预约 |
| 按时使用 | 按预约时间准时到场，不得无故迟到或缺席 |
| 爱护设施 | 保持会议室整洁，爱护设备，使用后及时清理 |
| 保密原则 | 涉及机密内容的会议应选择具备保密功能的会议室 |
四、预约流程
1. 预约方式：通过公司内部系统或行政部提供的表格进行预约；
2. 预约时间：至少提前一天预约，紧急情况可联系行政部协调；
3. 取消预约：如因故无法使用，应在会议开始前2小时通知行政部；
4. 审批流程：重要会议需经部门负责人审批后方可预约。
五、使用规定
| 项目 | 内容 |
| 使用时间 | 每次使用不得超过2小时，特殊情况需申请 |
| 人员限制 | 根据会议室大小控制参会人数，避免拥挤 |
| 设备使用 | 使用投影仪、音响等设备前需登记并按操作指南使用 |
| 会议记录 | 重要会议需由专人负责记录，并提交至行政部备案 |
| 会议纪律 | 会议期间禁止喧哗、随意走动，保持安静有序 |
六、违规处理
| 违规行为 | 处理方式 |
| 未经预约使用 | 视为违规，第一次警告，第二次取消预约权限 |
| 未按时使用 | 造成资源浪费，视情节轻重给予通报批评 |
| 损坏设备 | 责令赔偿损失，并视情况追责 |
| 未清理现场 | 要求立即整改，屡犯者将限制使用权限 |
七、附则
1. 本制度自发布之日起执行；
2. 行政部负责制度的解释与日常管理；
3. 如有未尽事宜，由行政部另行通知并补充。
附件：会议室使用预约表（示例）
| 日期 | 时间 | 会议室 | 申请人 | 部门 | 会议主题 | 备注 |
| 2025-04-01 | 10:00-11:30 | A301 | 张三 | 市场部 | 年度总结会议 | 无需投影 |
| 2025-04-01 | 14:00-16:00 | B202 | 李四 | 技术部 | 新产品开发讨论 | 需要视频会议设备 |
通过本制度的实施，公司将逐步形成规范化、制度化的会议室管理体系，提升整体办公效率和会议质量。希望全体员工积极配合，共同维护良好的工作环境。